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API
API stands for application programming interface. An API is a way to programmatically interact with other software components or resources. Vendors that provide Appointment Scheduling and Booking software may offer APIs to their customers to allow custom interfaces or workflows. Typically, these are Enterprise solutions that can provide Software as a Service (SaaS) and allow more complex capabilities than offered "out of the box". See Vendors that provide API Capability
Appointment Confirmation
An Appointment confirmation is a message that is sent immediately after a user schedules an appointment or booking. Typically, these messages are sent via Email, and may include an .ics file attachment. In addition to email, the user can request an SMS text message, which requires an explicit opt-in from the user and a mobile phone number.
Appointment Reminder
An Appointment reminder is a message that is sent some period of time after a user schedules an appointment or booking. Typically, these messages are sent via Email. In addition to email, the user can receive an SMS text message or voice message as a reminder. Scheduling software usually allows configurable rules for when to send a reminder, or how many to send. For example, a rule might be set to send a reminder 24 hours in advance of the appointment, and again one hour before the appointment.
Appointment Scheduling
Appointment scheduling allows a business or person to offer an appointment invitation to another person, from a calendar showing available dates and times. The person receiving the appointment invitation can then pick a date and time convenient to them. Appointments may have different durations, and may be either a specific physical location, or via a phone call or video conference meeting. Learn More about Appointment Scheduling
Appointments on Facebook
Appointments on Facebook is a free light-weight scheduling tool provided by Facebook that uses the "Book Now" button on a Facebook business or Instagram page. Facebook also offers connectivity to Vendors that integrate with Facebook, or the ability to use your own Booking link. Learn More about Appointments on Facebook
Blocked Times
Blocked times are those periods in the publicly visible appointment schedule when staff is not available to meet with customers. Blocked times may be due to resource (staff) constraints, lunch hours, or for any reason that times can not be made available. Appointment scheduling systems typically allow blocking of time periods to be done on a “one off” or recurring basis (e.g., block all times Noon-1PM every business day).
Booking
Appointment Booking is defined as “the act of reserving accommodations, travel, etc., or of buying a ticket in advance” but more generally applies to creating a calendar event with specific participants, activity description, date, time, and duration. Also, “To Book” is the action that a person takes to make the appointment. Bookings may be created from self-serve, web or mobile based systems, or can be accessed by staff who use a system in a call center or business. Learn More about Booking
CalConnect
CalConnectSM focuses on the interoperable exchange of calendaring and scheduling information between dissimilar programs, platforms, and technologies. They are a non-profit partnership between vendors and users of collaboration systems and tools, in particular calendaring and scheduling. Their purpose is to improve all aspects of collaboration services, in particular calendaring and scheduling. CalConnect also works with other major international standards organizations such as ISO and OASIS. Learn More about CalConnect
Calendar of Record
A system of record (SOR) is a general term for software running a database that is the authoritative data source for a piece of information. In the Appointment Scheduling or Booking scenario, this is the "Calendar of Record", and can either be employee's own personal calendars, a Workforce Management system, or any other calendar. Typically the Appointment Scheduling or Booking software will synchronize to the Calendar of Record to ensure there is no double-booking.
Chain Appointment
Chain appointments allow customers to book several services during a single visit. Customers can choose multiple services from different service providers, and the entire “appointment” can be treated as a block with a single notification and cancellation ability available to the customer. For example, if an auto repair appointment requires multiple activities such as a brake repair, oil change, and inspection (which may require a different specialist), the system will ensure that the calendar of the resources required will be properly allocated. Related to chain appointments is “Dependency”, where activities must be performed in a specific order.
Clustering
Clustering is the practice of scheduling similar types of appointments or customers on the same day, or part of the day. For example, medical practices may schedule patients in this way to optimize the use of staff availability, equipment or rooms.
Double Booking
Double booking occurs when two or more customers or resources are booked at the same time. Appointment scheduling systems are normally set up to “block” slots that are already booked. This ensures that no more than a single customer is booked at a time. In some situations, for example with medical booking systems, double-booking may be allowed. For example, an urgent request for a same-day appointment may be double-booked. Another option is to allow multiple bookings per time slot, with the understanding that staff may be reallocated if more than one appointment is made.
First Party Booking
First party booking refers to the manner in which a customer makes an appointment, specifically if the data you collect (name, email address, phone, etc.) is collected directly from your customer by you. This would include your website, mobile app, or even an in-person appointment made at your location in person. Second party data is information that you didn't collect yourself directly. This can happen when an appointment is made on a partner site and shared directly with you.
Fixed Scheduling
Fixed scheduling is the norm for most appointments made for retail establishments, or for business-to-business calls, where customer convenience is the primary concern. Typically, appointments are offered at intervals (e.g., every 10, 15, 20, or 30 minutes). The customer expectation is that when they “arrive” in person or virtually, the appointment will begin with the person(s) and resources they have scheduled with. In medical practices, alternatives to Fixed Scheduling include Wave and Modified Wave approaches, which do not guarantee the customer will be served immediately on arrival.
Free-Busy
Free-busy is a method that Appointment Scheduling and Booking vendors use to retrieve a list of free and busy periods for a particular calendar user or resource (usually, a person). When setting up a calendar, a user's calendar can be marked as busy, free, busy-unavailable ("out of office") and busy-tentative. By only asking for "Free-Busy" times, software can avoid seeing the specific details of an appointment. This protects the user's privacy, but still allow a schedule to be checked for available times.
Google Assistant
Google Assistant is an artificial intelligence agent that will place a phone call your business to fulfill a customer's appointment request. Google uses this currently for restaurants and hair salons, and is rolling this out to other businesses. Customers who find your business using Google Search, Maps or Assistant can ask Assistant to call your business “on their behalf” using this system. Learn More about Google Assistant
iCalendar (.ics) Files
iCalendar is a computer file format which allows users to share calendars with other users by sharing files with an extension of .ics. iCalendar is used and supported by a large number of products, including Google Calendar, Apple Calendar, and Microsoft Outlook. Many Appointment Scheduling and Booking vendors will send .ics files to users who have scheduled or booked an appointment as an attachment to the Appointment Confirmation email. This ensures that the scheduled activity will appear on the user's calendar.
Microsoft Bookings
Microsoft Bookings is a scheduling tool that is part of with the Microsoft Office family. Microsoft Bookings is a basic solution that can schedule and sync with the Outlook calendar. Clients can book a time and service, get a confirmation email and calendar invitation, reschedule or cancel. The solution has light-weight functionality relative to most third-party vendor solutions. Integration with video conferencing is limited to Microsoft Teams (not Zoom), and customization is limited.
Modified Wave Scheduling
Modified wave scheduling, typically used in medical practices, is a hybrid version of Fixed Scheduling and Wave Scheduling. For example, with Modified Wave, if there are four patients scheduled during an hour, rather than scheduling them all at the same start time (the Wave approach), the first two are told to arrive “on the hour” and the second two are told to be there some number of minutes after the first group (e.g., 15, 20, or 30 minutes). This method provides some of the benefits of Wave Scheduling, but lessens the wait times for patients.
No-Show
A No-show is a customer who does not keep a scheduled appointment. Many appointment scheduling solutions include a workflow management tool to “mark” that the no show occurs, which can help in later analysis and reporting on improving the appointment offers. Also, in the case that the no show is liable for a financial penalty (e.g., no-show fee for a medical appointment or class), the system can communicate with the billing system.
Office 365 Calendar
Office 365 is a Microsoft service provided with the Microsoft Office family of products and services, including the calendar. The calendar is also referred to as Microsoft Outlook. Most Appointment Scheduling software will integrate with the Microsoft Exchange Server, which in turn allows appointments to by properly synchronized within an organization.
Payment Options
Many booking vendors provide the option for payment during the appointment setting process. For example, if a customer purchases a ticket for an event, class, or activity. Vendors provide options to set pricing rules, or offer promotions and discounts. Most solutions have direct payment options using PayPal, Stripe, or other merchant systems. Additional features can include "time dependent" discounts, or to offer e-coupons for one-off discounts.
Queuing
Queuing is a way of providing an orderly method for people to get a scarce resource in a fair way. Vendors provide queuing software that allows customers to get into a "virtual" waiting line or queue where they don’t have to physically wait in line to get a service. This way, customers are not confined to being "in line" but can wait until they are notified to get served. Many vendors that offer Queuing also offer Booking which is integrated into the overall solution. Learn More about Queuing
Reserve with Google
Reserve with Google lets consumers discover and book personalized appointments, classes and event tickets for local businesses. This can be done directly from Google Search or Google Map results. The Buttons may say “Reserve”, “Book”, or “Schedule”, and may appear on both the web browser and on mobile devices. Reserve with Google was launched in 2017 with a focus on USA based spas, haircuts, and fitness classes. Since that time, it has expanded to include the Americas, Europe, Asia/Pacific, and Africa, and includes many other business categories such as banking, fitness, beauty, and restaurant reservations. Learn More about Reserve with Google
Resource
A Resource is defined as anything which can be scheduled--including a person, place, or thing. In a simple scheduling example between two individuals the resource would be an individual setting up a meeting. However, resources can also be rooms, equipment, or any object that is required for an appointment to be successful. Examples of appointments requiring multiple resources include:
- An automotive repair appointment requiring a specific garage space, tools, or a specialist
- A medical appointment requiring a specific room and/or piece of testing equipment (which may be rolled into a room) plus a technician, in addition to physician
- A restaurant reservation requires a table for 8 people, and the system uses multiple resources (tables) to accommodate, for example, combining two person (“2 top”) or four person (“4 top”) tables together to create a larger table at the time requested.
Resource Pool
Resource pool scheduling allows you to create groups of similar resources--people or things-- to manage capacity. For example, in the case of Round Robin Scheduling, all business development representatives can be placed in a “pool” that is assigned to all incoming sales appointment requests from the company website, allowing a fair allocation of appointments. Another example is a doctor's office which has a fixed number of rooms to help patients, but chooses to inflate capacity and schedule more appointments than rooms in order to account for cancellations.
Round Robin
Round Robin scheduling is defined as “time slices assigned to each process in equal portions and in circular order”. As applied to appointment scheduling, it describes an approach to assigning people or resources to appointments on a rotating “round robin” fashion to ensure fairness. For example, a sales team may want inbound requests for appointments to be allocated to representatives to ensure each representative receives a similar number of appointments. Enhancements can include correcting for cancellations, reassignments, and no-shows, so that any team member who falls behind will be moved to the “front of the line” to adjust for equal allocation. Round Robin scheduling typically uses a “Resource Pool” for each type of appointment.
Synchronization
Synchronization is the term for linking the Appointment Scheduling system to your existing Calendar of Record. For individuals, this is a Google or Outlook calendar. Synchronization is a critical issue, since without it Double Booking can occur. For larger organizations, synchronization is more challenging since hundreds or thousands of calendars may need to be kept up to date. Enterprise Appointment Scheduling solutions typically will connect directly to Microsoft Exchange servers using APIs to accomplish this task.
Wave Scheduling
Wave Scheduling, typically used in medical practices, optimizes the use of staff resources (e.g., physicians and nurses) at the expense of requiring some patients to wait longer to see a professional. With this approach, instead of scheduling four patients 15 minutes apart, all four are set for the same time (e.g., top of the hour), and the professional sees each one in their sequence of arrival. The first gets seen immediately; the fourth gets seen after the first three. The advantage is that since some patients arrive on time and some are late there is built-in “buffering” to achieve a steady flow. The disadvantage is if all patients arrive on time, the fourth patient has to wait 45 minutes or more to be seen. A hybrid version of this approach is “Modified Wave”, which can reduce the wait times for patients.
Workforce Management (WFM)
Workforce management (WFM) is an integrated set of processes that a company uses to optimize the productivity of their employees. WFM forecasts labor requirements and creates and manages staff schedules to accomplish tasks on a daily and hourly basis. Enterprise-oriented Appointment Scheduling or Booking systems will use the WFM system database as the System of Record for scheduling, rather than personal employee calendars. Typically, companies use WFM software either as part of an integrated HR management suite or as a stand-alone program.
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365 Calendário de escritório
Office 365 é um serviço da Microsoft fornecido com a família Microsoft Office de produtos e serviços, incluindo o calendário. O calendário também é referido como o Microsoft Outlook. A maioria dos softwares Agendamento irá integrar com o Microsoft Exchange Server, que por sua vez permite que os compromissos para por adequadamente sincronizado dentro de uma organização.
Agendamento
Agendamento permite que uma empresa ou pessoa a oferecer um convite nomeação para outra pessoa, a partir de um calendário que mostra datas e horários disponíveis. A pessoa que recebe o convite nomeação pode então escolher uma data e hora conveniente para eles. As nomeações podem ter diferentes durações, e pode ser um local físico específico, ou através de um telefonema ou reunião de conferência de vídeo. Saiba mais sobre Agendamento
Agendamento fixo
programação fixa é a norma para a maioria das nomeações feitas para estabelecimentos de varejo ou para as chamadas business-to-business, onde a conveniência do cliente é a principal preocupação. Tipicamente, as indicações são oferecidas a intervalos (por exemplo, a cada 10, 15, 20, ou 30 minutos). A expectativa do cliente é que quando eles “chegar” em pessoa ou virtualmente, a nomeação será iniciada com a pessoa (s) e os recursos que eles têm agendada com. Nas práticas médicas, alternativas para agendamento fixo incluem Wave e Modificado onda se aproxima, que não garantem o cliente será servido imediatamente após a chegada.
API
API significa Application Programming Interface. Uma API é uma maneira de programaticamente interagir com outros componentes ou recursos de software. Fornecedores que fornecem Agendamento e software de reserva podem oferecer APIs para os seus clientes para permitir interfaces personalizadas ou fluxos de trabalho. Normalmente, estas são soluções empresariais que podem fornecer software como serviço (SaaS) e permitem capacidades mais complexas do que ofereceu "fora da caixa". Ver vendedores que fornecem Capability API
Assistente Google
Google Assistant é um agente de inteligência artificial que vai colocar um telefonema seu negócio para cumprir o pedido de nomeação de um cliente. Google usa esse momento para restaurantes e salões de beleza, e está rolando isso para outras empresas. Clientes que encontrar o seu negócio usando o Google Search, Maps ou assistente pode pedir Assistente para chamar seu negócio “em seu nome” usando este sistema. Saiba mais sobre o Google Assistant
Cadeia Nomeação
Compromissos cadeia permitem que os clientes para reservar vários serviços durante uma única visita. Os clientes podem escolher vários serviços de diferentes prestadores de serviços, e toda a “nomeação” pode ser tratado como um bloco com uma única notificação e cancelamento de capacidade disponível para o cliente. Por exemplo, se um compromisso de reparação automóvel requer múltiplas actividades, tais como a reparação de freio, mudança de óleo, e inspeção (que pode exigir um especialista diferente), o sistema irá garantir que o calendário dos recursos necessários serão devidamente alocados. Relacionadas com compromissos cadeia é “dependência”, onde as atividades devem ser executadas em uma ordem específica.
CalConnect
CalConnect SM incide sobre a troca interoperável de calendário e informações de agendamento entre programas diferentes, plataformas e tecnologias. Eles são uma parceria sem fins lucrativos entre fornecedores e usuários de sistemas de colaboração e ferramentas, em especial, calendário e programação. Sua finalidade é melhorar todos os aspectos de serviços de colaboração, em particular, calendário e programação. CalConnect também trabalha com outras grandes organizações de padrões internacionais, como ISO e OASIS. Saiba mais sobre CalConnect
Calendário da Record
Um sistema de registro (SOR) é um termo geral para software executando um banco de dados que é o fonte de dados autorizada para uma peça de informação. No Agendamento ou cenário de reserva, este é o "Calendário de Record", e pode ser tanto próprios calendários do empregado pessoais, um sistema de gerenciamento da força de trabalho, ou qualquer outro calendário. Normalmente, o Agendamento ou software de reserva vai sincronizar com o Calendário de Record para garantir que não haja duplo reserva.
Clustering
Clustering é a prática de agendamento de tipos semelhantes de compromissos ou clientes no mesmo dia, ou parte do dia. Por exemplo, as práticas médicas podem agendar pacientes desta forma a optimizar a utilização de pessoal disponibilidade, equipamentos ou quartos.
Compromissos no Facebook
Compromissos no Facebook é uma ferramenta de programação leve gratuito fornecido pelo Facebook que usa o botão "Reservar" em um negócio Facebook ou página Instagram. Facebook também oferece conectividade com fornecedores que se integram com Facebook, ou a capacidade de usar o seu próprio link da reserva. Saiba mais sobre compromissos no Facebook
Confirmação de compromisso
Uma confirmação da nomeação é uma mensagem que é enviada imediatamente após um usuário agenda um compromisso ou de reserva. Normalmente, essas mensagens são enviadas via e-mail, e pode incluir uma .ics ficheiro anexo. Além de e-mail, o usuário pode solicitar uma mensagem de texto SMS, o que requer um opt-in explícita do usuário e um número de telefone móvel.
Duplo Booking
reserva dupla ocorre quando dois ou mais clientes ou recursos são reservados ao mesmo tempo. sistemas de agendamento são normalmente configurados para ranhuras “bloquear” que já estão reservadas. Isso garante que não mais do que um único cliente é reservado de cada vez. Em algumas situações, por exemplo, com sistemas de reservas médica, duplo-reserva poderá ser permitido. Por exemplo, um pedido urgente de um compromisso no mesmo dia pode ser duplo-agendados. Outra opção é permitir que várias reservas por espaço de tempo, com o entendimento de que a equipe pode ser realocado se mais de uma nomeação é feita.
First Party Booking
Primeiro grupo de reserva ("First Party Booking") refere-se à maneira em que um cliente faz uma consulta, especialmente se os dados coletados (nome, endereço de e-mail, telefone, etc.) é coletada diretamente do seu cliente por você. Isso pode incluir seu site, aplicativo móvel, ou mesmo uma nomeação em pessoa feita à sua localização em pessoa. Dados segunda parte é a informação que você não recolhem-se diretamente. Isso pode acontecer quando um compromisso é feito em um site parceiro e compartilhadas diretamente com você.
iCalendar (.ics) Arquivos
iCalendar é um formato de arquivo de computador que permite aos usuários calendários compartilhar com outros usuários pelo compartilhamento de arquivos com uma extensão de .ics . iCalendar é usado e apoiado por um grande número de produtos, incluindo o Google Calendar, o Calendário Apple e Microsoft Outlook. Muitos agendamento e reserva fornecedores enviará .ics arquivos para os usuários que têm agendados ou reservado uma nomeação como um anexo para o Nomeação Confirmação e-mail. Isso garante que a atividade programada aparecerão no calendário do usuário.
Lembrete da nomeação
Um lembrete de compromisso é uma mensagem que é enviada algum período de tempo após um usuário agenda um compromisso ou de reserva. Normalmente, essas mensagens são enviadas via e-mail. Além de e-mail, o usuário pode receber uma mensagem de texto SMS ou mensagem voide como um lembrete. software de agendamento geralmente permite regras configuráveis para quando enviar um lembrete, ou quantas enviar. Por exemplo, uma regra pode ser configurado para enviar um lembrete de 24 horas de antecedência da nomeação e, novamente, uma hora antes da hora marcada.
Livre-Ocupado
Livre-ocupado é um método que Agendamento e fornecedores de reserva usar para recuperar uma lista de períodos de disponibilidade para um determinado usuário ou recurso de calendário (geralmente, uma pessoa). Quando da criação de um calendário, calendário de um usuário pode ser marcado como ocupado, livre, ocupado-indisponíveis ( "fora do escritório") e ocupado-experimental. Por apenas pedindo tempos "Livre-Ocupado", o software pode evitar ver os detalhes específicos de um compromisso. Isso protege a privacidade do usuário, mas ainda permitir um cronograma a ser verificado para horários disponíveis.
Microsoft Reservas
Microsoft Reservas é uma ferramenta de programação que faz parte com a família Microsoft Office . Microsoft reservas é uma solução básica que pode agendar e sincronizar com o calendário do Outlook. Os clientes podem reservar um tempo e serviço, obter um convite de e-mail de confirmação e calendário, remarcar ou cancelar. A solução tem pouco peso funcionalidade em relação à maioria das soluções de outros fornecedores. Integração com vídeo-conferência é limitado a Microsoft Teams (não zoom), e personalização é limitado.
Modificada de onda Scheduling
agendamento de onda modificada, normalmente utilizados em práticas médicas, é uma versão híbrida do agendamento fixo e Wave agendamento. Por exemplo, com a onda modificada, se existem quatro pacientes agendados durante uma hora, em vez de agendar-los todos ao mesmo tempo de início (a abordagem Wave), os dois primeiros são orientados a chegar “na hora” e os outros dois são dito para ser lá alguns número de minutos após o primeiro grupo (por exemplo, 15, 20, ou 30 minutos). Este método fornece alguns dos benefícios da onda de agendamento, mas diminui os tempos de espera para os pacientes.
No-Show
Um no-show é um cliente que não mantém um compromisso agendado. Muitas soluções de nomeação de agendamento incluem uma ferramenta de gerenciamento de fluxo de trabalho para “marca” que a não comparência ocorre, o que pode ajudar na posterior análise e elaboração de relatórios sobre a melhoria das ofertas de compromisso. Além disso, no caso de que a não comparência é responsável por uma sanção pecuniária (por exemplo, no-show taxa para uma consulta médica ou classe), o sistema pode se comunicar com o sistema de faturamento.
Número bloqueados
Vezes bloqueados são aqueles períodos no cronograma nomeação publicamente visível quando o pessoal não está disponível para se encontrar com clientes. vezes bloqueados pode ser devido a restrições (pessoal) de recursos, o horário de almoço, ou por qualquer motivo que os tempos não pode ser disponibilizado. sistemas de agendamento tipicamente permitir o bloqueio de períodos de tempo para ser realizado em um “fora uma” base ou recorrentes (por exemplo, bloquear todas as vezes do meio-dia-1h cada dia útil).
Onda Scheduling
Onda de agendamento, normalmente utilizados em práticas médicas, otimiza o uso dos recursos humanos (por exemplo, médicos e enfermeiros) à custa de exigir alguns pacientes que esperar mais tempo para ver um profissional. Com esta abordagem, em vez da colocação de quatro pacientes 15 minutos entre si, todos os quatro são definidos para o mesmo tempo (por exemplo, topo da hora), e o profissional vê cada um na sua sequência de chegada. O primeiro fica visto imediatamente; o quarto fica visto após o primeiro três. A vantagem é que uma vez que alguns pacientes chegar a tempo e alguns estão atrasados há built-in “buffer” para alcançar um fluxo constante. A desvantagem é, se todos os pacientes chegar a tempo, o quarto paciente tem de esperar 45 minutos ou mais para ser visto. A versão híbrida desta abordagem é “Modificado Wave”, o que pode reduzir os tempos de espera para os pacientes.
Opções de pagamento
Muitos fornecedores de reserva oferecem a opção de pagamento durante o processo de configuração de nomeação. Por exemplo, se um cliente compra um bilhete para um evento, classe ou atividade. Fornecedores oferecem opções para definir regras de preços, ou oferecer promoções e descontos. A maioria das soluções têm opções de pagamento directo usando PayPal, Stripe, ou outros sistemas mercantes. As características adicionais podem incluir "dependentes do tempo" descontos, ou a oferta de e-cupons para one-off descontos.
Queuing
Queuing é uma forma de proporcionar um método ordenado para as pessoas a obter um recurso escasso de forma justa. Fornecedores oferecem filas software que permite que os clientes a entrar em uma linha "virtual" à espera ou a fila onde eles não têm que esperar fisicamente na fila para receber um serviço. Desta forma, os clientes não se limitam a estar "em linha", mas pode esperar até que eles são notificados para se servido. Muitos fornecedores que oferecem Queuing também oferecem reserva que está integrado na solução global. Saiba mais sobre Queuing
Recurso
Um recurso é definida como qualquer coisa que pode ser programado - incluindo uma pessoa, lugar ou coisa. Em um exemplo de agendamento simples entre dois indivíduos o recurso seria uma configuração individual de uma reunião. No entanto, os recursos também podem ser salas, equipamentos ou qualquer objeto que é necessário para uma nomeação para ser bem sucedido. Exemplos de compromissos que exigem vários recursos incluem:
- Um compromisso de reparação automotiva que exige um espaço específico garagem, ferramentas, ou um especialista
- A consulta médica exigindo um pedaço e/eu sala específica de equipamentos de teste (que podem ser enroladas em um quarto), além de um técnico, além de médico
- a reserva de restaurante exige uma mesa para 8 pessoas, eo sistema utiliza vários recursos (tabelas) para acomodar, por exemplo, combinando duas pessoas ( “2 top”) ou quatro pessoas ( “top 4”) mesas em conjunto para criar uma tabela maior no tempo solicitado.
Reserva
Reserva é definido como “o ato de acomodações reservando, viagens, etc., ou de comprar um bilhete com antecedência”, mas mais geralmente se aplica a criar um evento de calendário com participantes específicos, descrição da atividade, data, hora e duração. Além disso, “To Book” é a ação que uma pessoa leva para fazer a nomeação. As reservas podem ser criados a partir de auto-serviço, web ou sistemas baseados móveis, ou pode ser acessado por funcionários que usam um sistema em um call center ou de negócios. Saiba mais sobre reserva
Reserve com Google
Reserve com Google permite aos consumidores descobrir e marcação de consultas personalizadas, aulas e bilhetes do evento para as empresas locais. Isso pode ser feito diretamente do Google Search ou Google Mapa resultados. Os botões podem dizer “Reserva”, “Livro”, ou “Schedule”, e podem aparecer em ambos o navegador web e em dispositivos móveis. Reserve com Google foi lançado em 2017 com foco em spas baseados EUA, cortes de cabelo, e aulas de fitness. Desde então, ele tem se expandido para incluir as Américas, Europa, Ásia / Pacífico e África, e inclui muitas outras categorias de negócios, tais como serviços bancários, fitness, beleza e reservas em restaurantes. Saiba mais sobre Reserve com Google
Resource Pool
Resource piscina agendamento permite criar grupos de recursos semelhantes - pessoas ou coisas- capacidade de gerir. Por exemplo, no caso do Round Robin Scheduling, todos os representantes de desenvolvimento de negócios podem ser colocados em um “pool” que é atribuído a todos os pedidos de nomeação vendas recebidas a partir do site da empresa, permitindo uma repartição equitativa dos compromissos. Outro exemplo é um consultório médico que tem um número fixo de quartos para os pacientes de ajuda, mas escolhe para inflar capacidade e agendar mais compromissos do que quartos, a fim de conta para cancelamentos.
Round Robin
Round Robin de escalonamento é definido como “fatias de tempo atribuídos a cada processo em porções iguais e de modo circular”. Como aplicado ao agendamento de consultas, descreve uma abordagem de atribuição de pessoas ou recursos para nomeações em uma forma rotativa “round robin” para garantir equidade. Por exemplo, uma equipe de vendas pode querer solicitações de entrada para as nomeações a atribuir aos representantes para garantir que cada representante recebe um número similar de compromissos. Melhorias podem incluir corrigindo para cancelamentos, alterações nos, e não comparências, para que qualquer membro da equipe que fica para trás será movido para a “frente da linha” para ajustar a alocação igual. Round Robin programação normalmente usa um “pool de recursos” para cada tipo de compromisso.
Sincronização
Sincronização é o termo para ligar o sistema de Agendamento para o seu actual Calendário da Record . Para os indivíduos, este é um calendário Google ou Outlook. A sincronização é uma questão crítica, pois sem ela pode ocorrer duplo reserva. Para organizações maiores, a sincronização é mais desafiador desde centenas ou milhares de calendários podem precisar de ser mantido até à data. Enterprise Solutions agendamento normalmente irá se conectar diretamente aos servidores Microsoft Exchange usando APIs para realizar essa tarefa.
Workforce Management (WFM)
Workforce Management (WFM) é um conjunto integrado de processos que uma empresa usa para otimizar a produtividade de seus funcionários. WFM prevê exigências de trabalho e cria e gerencia horários de pessoal para realizar tarefas em uma base diária e horária. orientada a empresa agendamento ou reserva sistemas irá utilizar o banco de dados do sistema WFM como o Sistema de Registro para a programação, ao invés de calendários empregados pessoais. Normalmente, empresas usam software WFM quer como parte de um pacote de gerenciamento de RH integrado ou como um programa stand-alone.
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API
API signifie interface de programmation d'application. Une API est un moyen d'interagir avec d'autres composants par programmation de logiciels ou de ressources. Les vendeurs qui fournissent de rendez-vous et le logiciel de réservation peuvent offrir à leurs clients des API pour permettre des interfaces personnalisées ou des flux de travail. En règle générale, ce sont des solutions d'entreprise qui peuvent fournir des logiciels en tant que service (SaaS) et lui accorder des capacités plus complexes que « offert hors de la boîte ». fournisseurs qui offrent des API Voir capacité
CalConnect
CalConnect SM met l'accent sur l'échange interopérable de calandrer et des informations de planification entre les programmes différents, des plates-formes et technologies. Ils sont un partenariat sans but lucratif entre les fournisseurs et les utilisateurs de systèmes de collaboration et d'outils, en particulier et la planification d'agenda. Leur but est d'améliorer tous les aspects des services de collaboration, en particulier et la planification d'agenda. CalConnect travaille également avec d'autres grandes organisations de normalisation internationales telles que ISO et OASIS. En savoir plus sur CalConnect
Calendrier des enregistrement
Un système d'enregistrement (SOR) est un terme général pour le logiciel en cours d'exécution d'une base de données qui est le source de données faisant autorité pour un élément d'information. Dans le calendrier des rendez-vous ou d'un scénario de réservation, c'est le « Calendrier des Record », et peut être propres calendriers personnels des employés, un système de gestion de la main-d'œuvre, ou tout autre calendrier. En général, la planification des rendez-ou d'un logiciel de réservation se synchronisent au calendrier de Record pour assurer qu'il n'y a pas de double-réservation.
Clustering
Clustering (regroupement) est la pratique de la planification des types similaires de rendez-vous ou clients le même jour, ou une partie de la journée. Par exemple, les pratiques médicales peuvent planifier les patients de cette façon d'optimiser l'utilisation de la disponibilité du personnel, de l'équipement ou des chambres.
Confirmation de rendez-vous
Une confirmation de rendez-vous est un message qui est envoyé immédiatement après un utilisateur planifie un rendez-vous ou de réservation. En règle générale, ces messages sont envoyés par e-mail, et peuvent inclure un ics fichier joint. En plus de courrier électronique, l'utilisateur peut demander un message texte SMS, ce qui nécessite un opt-in de l'utilisateur et un numéro de téléphone mobile explicite.
De rendez-vous
Prise de rendez-permet à une entreprise ou d'une personne à offrir une invitation de rendez-vous à une autre personne, d'un calendrier indiquant les dates et heures disponibles. La personne qui reçoit l'invitation de nomination peut alors choisir une date et l'heure qui leur convient. Les nominations peuvent avoir des durées différentes, et peuvent être soit un emplacement physique spécifique, ou via un appel téléphonique ou d'une réunion de la conférence vidéo. En savoir plus sur la planification des rendez
Double réservation
Double réservation se produit lorsque vous réservez deux ou plus de clients ou de ressources en même temps. systèmes de planification de rendez-vous sont normalement mis en place aux emplacements « blocs » qui sont déjà réservés. Cela garantit que pas plus d'un seul client est réservé à un moment. Dans certaines situations, par exemple avec des systèmes de réservation médicale, double-réservation peut être autorisée. Par exemple, une demande urgente d'un rendez-vous le jour même peut être double réservé. Une autre option est de permettre les réservations multiples par intervalle de temps, étant entendu que le personnel peut être réaffecté si plus d'une nomination.
Faire la queue
Queuing est un moyen de fournir une méthode ordonnée pour les gens d'obtenir une ressource rare d'une manière équitable. Les fournisseurs offrent un logiciel qui permet faire la queue aux clients d'entrer dans une ligne d'attente « virtuelle » ou file d'attente où ils ne doivent pas attendre physiquement en ligne pour obtenir un service. De cette façon, les clients ne se limitent pas à être « en ligne » mais peut attendre jusqu'à ce qu'ils soient informés pour être servis. De nombreux fournisseurs qui offrent offrent également Queueing réservation qui est intégrée dans la solution globale. En savoir plus sur Queueing
First Party Réservation
réservation première partie se réfère à la manière dont un client prend rendez-vous, en particulier si les données que vous collectez (nom, adresse e-mail, téléphone, etc.) sont collectées directement auprès de votre client par vous. Cela comprend votre site web, application mobile, ou même un rendez-vous en personne faite à votre emplacement en personne. Deuxième données du parti sont des informations que vous ne percevez pas vous-même directement. Cela peut se produire lorsqu'une nomination est faite sur un site partenaire et partagé directement avec vous.
Free-Occupé
est un logiciel gratuit-occupé méthode de rendez-vous et les fournisseurs de réservation utilisent pour récupérer une liste des périodes libres et occupées pour un utilisateur de calendrier particulier ou d'une ressource (en général, une personne). Lors de la mise en place d'un calendrier, un calendrier de l'utilisateur peut être marqué comme occupé, libre, occupé, indisponible ( « hors du bureau ») et occupé-provisoire. En ne demandant fois « libre-occupé », le logiciel peut éviter de voir les détails spécifiques d'un rendez-vous. Cela protège la vie privée, mais permettent encore un calendrier à vérifier pour les temps disponibles de l'utilisateur.
Gestion de la main-d'œuvre (WFM)
Gestion des effectifs (WFM) est un ensemble intégré de processus qui a des utilisations de l'entreprise pour optimiser la productivité de leurs employés. WFM prévoit des exigences du travail et crée et gère les horaires du personnel pour accomplir des tâches sur une base quotidienne et horaire. Rendez-vous axés sur l'entreprise des systèmes de réservation de la planification ou utiliseront la base de données du système WFM comme Système d'enregistrement pour la planification, plutôt que des calendriers personnels des employés. En règle générale, les entreprises utilisent le logiciel WFM soit dans le cadre d'une suite de gestion intégrée des RH ou en tant que programme autonome.
Google Assistant
Google Assistant est un agent d'intelligence artificielle qui placera un appel téléphonique de votre entreprise pour remplir la demande de nomination d'un client. Google utilise actuellement pour les restaurants et les salons de coiffure, et roule ceci à d'autres entreprises. Les clients qui trouvent votre entreprise en utilisant Google Search, Maps ou assistant peut demander Assistant appeler votre entreprise « en leur nom » à l'aide de ce système. En savoir plus sur Google assistant
iCalendar (ics) Fichiers
iCalendar est un format de fichier informatique qui permet aux utilisateurs de calendriers de partager avec d'autres utilisateurs en partageant les fichiers avec une extension de ics . iCalendar est utilisé et soutenu par un grand nombre de produits, y compris Google Agenda, calendrier d'Apple, et Microsoft Outlook. De nombreux rendez-vous des fournisseurs Planification et réservation envoient ics fichiers aux utilisateurs qui ont prévu ou réservé un rendez-vous comme une pièce jointe à la Rendez-vous Confirmation email. Cela garantit que l'activité prévue apparaîtra sur le calendrier de l'utilisateur.
Les temps bloqués
Fois bloqués sont ces périodes dans le calendrier de nomination publiquement visible lorsque le personnel est pas disponible pour rencontrer des clients. fois bloqués peuvent être dus à des contraintes de ressources (personnel), les heures de déjeuner, ou pour quelque raison que ce que les temps ne peuvent pas être mis à la disposition. systèmes de planification de rendez-vous permettent généralement le blocage des périodes de temps à faire sur un « off » ou de façon récurrente (par exemple, bloquer toutes les fois chaque jour ouvrable Midi-1PM).
Microsoft réservations
Microsoft est un outil réservations de planification qui fait partie de la Microsoft Office famille. Microsoft est une solution réservations de base qui peut planifier et la synchronisation avec le calendrier Outlook. Les clients peuvent réserver un temps et le service, obtenir une invitation par courrier électronique de confirmation et calendrier, modifier ou annuler. La solution a une fonctionnalité légère par rapport à la plupart des solutions de fournisseurs tiers. L'intégration avec la visioconférence est limitée aux équipes Microsoft (pas de zoom), et la personnalisation est limitée.
Modifié Planification d'onde
planification d'onde modifiée, généralement utilisé dans les cabinets médicaux, est une version hybride de planification fixe et planification Wave. Par exemple, avec onde modifiée, s'il y a quatre patients programmés au cours d'une heure, au lieu de les programmer en même temps de démarrage (l'approche Wave), les deux premiers sont dit d'arriver « à l'heure » et les deux suivants sont dit de là un certain nombre de minutes après le premier groupe (par exemple, 15, 20, ou 30 minutes). Cette méthode fournit quelques-uns des avantages de la planification d'onde, mais réduit les temps d'attente pour les patients.
No-Show
Un no-show est un client qui ne tient pas un rendez-vous. De nombreuses solutions de planification de rendez-vous sont un outil de gestion de flux de travail pour « marquer » que le spectacle se produit pas, ce qui peut aider à une analyse ultérieure et des rapports sur l'amélioration des offres de rendez-vous. En outre, dans le cas où la non-présentation est passible d'une pénalité financière (par exemple, des frais de non-présentation pour un rendez-vous médical ou classe), le système peut communiquer avec le système de facturation.
Office 365 Calendrier
Office 365 est un service Microsoft fourni avec le Microsoft Office famille de produits et services, y compris le calendrier. Le calendrier est également appelé Microsoft Outlook. La plupart des rendez-vous un logiciel de planification intégrera avec Microsoft Exchange Server, ce qui permet des rendez-vous par correctement synchronisées au sein d'une organisation.
Options de paiement
De nombreux fournisseurs de réservation offrent la possibilité de paiement au cours du processus de mise en nomination. Par exemple, si un client achète un billet pour un événement, une classe ou une activité. Les vendeurs offrent des options aux règles de tarification établies, ou offrir des promotions et des réductions. La plupart des solutions ont des options de paiement direct à l'aide de PayPal, Stripe, ou d'autres systèmes marchands. D'autres caractéristiques peuvent inclure des réductions « temps à charge », ou pour offrir des coupons électroniques pour un de rabais.
Planification fixe
ordonnancement fixe est la norme pour la plupart des nominations pour les établissements de vente au détail, ou pour les appels d'entreprise à entreprise, où la commodité du client est la principale préoccupation. , Rendez-vous sont généralement offerts à des intervalles (par exemple, tous les 10, 15, 20 ou 30 minutes). L'attente des clients est que quand ils « arrivent » en personne ou virtuellement, la nomination commencera par la personne (s) et les ressources qu'ils ont prévu avec. Dans les pratiques médicales, des alternatives à la programmation fixe comprennent des approches Wave et modifié Vague, qui ne garantissent pas le client sera servi immédiatement à l'arrivée.
Planification vague
Planification vague, généralement utilisé dans les pratiques médicales, optimise l'utilisation des ressources du personnel (par exemple, les médecins et les infirmières) au détriment d'exiger certains patients à attendre plus longtemps pour voir un professionnel. Avec cette approche, au lieu de programmer quatre patients de 15 minutes d'intervalle, tous les quatre sont fixés pour un même temps (par exemple, en haut de l'heure), et voit professionnelle chacun dans leur séquence d'arrivée. La première obtient vu immédiatement; le quatrième se voit après les trois premiers. L'avantage est que, puisque certains patients arrivent à l'heure et certains sont en retard, il est intégré dans le « tampon » pour obtenir un flux constant. L'inconvénient est que si tous les patients arrivent à l'heure, le quatrième patient doit attendre 45 minutes ou plus pour être vu. Une version hybride de cette approche est « modifiée Wave », ce qui peut réduire les temps d'attente pour les patients.
Pool de ressources
la planification de pool de ressources vous permet de créer des groupes de ressources similaires - personnes ou things-- pour gérer la capacité. Par exemple, dans le cas du Round Robin Scheduling, tous les représentants du développement des entreprises peuvent être placés dans un « pool » qui est attribué à toutes les demandes de rendez-vous des ventes provenant du site de l'entreprise, ce qui permet une répartition équitable des rendez-vous. Un autre exemple est un cabinet de médecin qui a un nombre fixe de chambres pour aider les patients, mais choisit de gonfler la capacité et de planifier des rendez-vous plus que chambres pour compte en cas d'annulation.
Rappel de rendez-vous
Un rappel de rendez-vous est un message qui est envoyé un certain temps après utilisateur planifie un rendez-vous ou de réservation. En règle générale, ces messages sont envoyés par e-mail. En plus de courrier électronique, que l'utilisateur peut recevoir un message texte SMS ou un message Voide comme un rappel. logiciel de planification permet généralement des règles configurables pour savoir quand envoyer un rappel, ou combien d'envoyer. Par exemple, une règle peut être configuré pour envoyer un rappel 24 heures avant le rendez-vous, et encore une heure avant le rendez-vous.
Rendez-vous de la chaîne
Rendez-vous de la chaîne permettent aux clients de réserver plusieurs services en une seule visite. Les clients peuvent choisir plusieurs services de différents fournisseurs de services, et l'ensemble du « rendez-vous » peuvent être traités comme un bloc avec une seule notification et la capacité d'annulation à la disposition du client. Par exemple, si un rendez-vous de la réparation automobile nécessite de multiples activités telles que la réparation des freins, changement d'huile, et l'inspection (qui peut nécessiter un spécialiste différent), le système veillera à ce que le calendrier des ressources nécessaires sera correctement attribué. Associés aux rendez-vous de la chaîne est « dépendance », où les activités doivent être exécutées dans un ordre spécifique.
Rendez-vous sur Facebook
Rendez-vous sur Facebook est un outil de planification sans poids léger fourni par Facebook qui utilise le bouton « Réserver » sur une entreprise ou d'une page Facebook Instagram. Facebook offre également une connectivité aux fournisseurs qui intègrent avec Facebook, ou la possibilité d'utiliser votre propre lien de réservation. En savoir plus sur rendez-vous sur Facebook
Réservation
La réservation est définie comme « l'acte de réserver l'hébergement, Voyage, etc., ou d'acheter un billet à l'avance », mais applique plus généralement à la création d'un événement de calendrier avec les participants spécifiques, la description de l'activité, la date, l'heure et la durée. En outre, « Pour livre » est l'action qu'une personne prend pour rendre le rendez-vous. Les réservations peuvent être créés à partir de systèmes à base libre-service, web ou mobile, ou peut être consulté par le personnel qui utilisent un système dans un centre d'appels ou d'affaires. En savoir plus sur réservation
Réserve avec Google
Réserve avec Google permet aux consommateurs de découvrir et réserver des rendez-vous personnalisés, des cours et des billets d'événements pour les entreprises locales. Cela peut être fait directement à partir des résultats de recherche Google ou Google Map. Les boutons peuvent dire « Réserve », « Livre » ou « annexe », et peuvent apparaître à la fois sur le navigateur Web et sur les appareils mobiles. Réserve avec Google a été lancé en 2017 en mettant l'accent sur les spas, coupes de cheveux à base États-Unis, et des cours de fitness. Depuis ce temps, il a été élargi pour inclure les Amériques, l'Europe, l'Asie / Pacifique et en Afrique, et comprend de nombreuses autres catégories d'entreprises telles que les banques, remise en forme, la beauté et les réservations de restaurant. En savoir plus sur la réserve avec Google
Ressource
Une ressource est définie comme tout ce qui peut être prévu - y compris une personne, un lieu ou une chose. Dans un exemple simple d'ordonnancement entre deux personnes la ressource serait un cadre individuel une réunion. Cependant, les ressources peuvent également être des chambres, des équipements, ou tout autre objet qui est nécessaire pour un rendez-vous pour réussir. Exemples de nominations nécessitant de multiples ressources comprennent:
- Un rendez-vous de la réparation automobile nécessitant un espace de garage spécifique, des outils, ou un spécialiste
- Un rendez-vous médical nécessitant une pièce spécifique pièce d'équipement d'essai (qui peut être roulé dans une pièce) plus un technicien, en plus de médecin
- une réservation de restaurants nécessite une table pour 8 personnes, et le système utilise plusieurs ressources (tables) pour accueillir, par exemple, en combinant deux personnes ( « top 2 ») ou quatre tables personne ( « 4 top ») pour créer une plus grande table à l'heure demandée.
Round Robin
Ordonnancement Round Robin « est défini comme tranches de temps attribuées à chaque processus en portions égales et afin circulaire ». Appliqué à la planification de rendez-vous, il décrit une méthode d'attribution des personnes ou des ressources aux rendez-vous sur une rotation de la mode « round robin » pour assurer l'équité. Par exemple, une équipe de vente peut vouloir les demandes entrantes pour les nominations à attribuer aux représentants pour assurer que chaque représentant reçoit un nombre similaire de rendez-vous. Les améliorations peuvent inclure la correction en cas d'annulation, les réaffectations, et non-présentation, de sorte que tous les membres de l'équipe qui est en retard sera déplacé vers le « front de la ligne » pour ajuster l'allocation égale. la planification Round Robin utilise généralement un « pool de ressources » pour chaque type de rendez-vous.
Synchronisation
La synchronisation est le terme utilisé pour relier le système de planification de rendez-vous à votre existant Calendrier des enregistrement . Pour les particuliers, c'est un calendrier Google ou Outlook. La synchronisation est une question cruciale, car sans elle, Double Réservation peut se produire. Pour les grandes entreprises, la synchronisation est plus difficile depuis des centaines ou des milliers de calendriers peuvent devoir être tenus à jour. Solutions de planification de rendez-vous généralement se connecter directement aux serveurs Microsoft Exchange à l'aide des API pour accomplir cette tâche.
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API
API significa interfaz de programación de aplicaciones. Una API es una forma de programación interactúan con otros componentes o recursos de software. Los vendedores que proporcionan Programación de citas y el software de reserva puede ofrecer a sus clientes API para permitir interfaces o flujos de trabajo personalizados. Por lo general, se trata de soluciones empresariales que pueden proporcionar software como servicio (SaaS) y permitir que las capacidades más complejas que ofrece "fuera de la caja". Ver proveedores que proporcionan una capacidad de API
Ausente
Un no-show es un cliente que no mantiene una cita programada. Muchas de las soluciones de programación de citas incluyen una herramienta de gestión del flujo de trabajo de “marca” que la no presentación se produce, lo que puede ayudar en su posterior análisis e informes sobre la mejora de las ofertas de la cita. Además, en el caso de que la no presentación es responsable de una sanción económica (por ejemplo, si no se presenta tarifa para una cita con el médico o clase), el sistema puede comunicarse con el sistema de facturación.
CalConnect
CalConnect SM se centra en el intercambio interoperable de calendario y programación de la información entre programas diferentes, plataformas y tecnologías. Se trata de una asociación sin ánimo de lucro entre proveedores y usuarios de los sistemas de colaboración y herramientas, en particular, calendario y programación. Su propósito es mejorar todos los aspectos de los servicios de colaboración, en particular, calendario y programación. CalConnect también trabaja con otras grandes organizaciones de estándares internacionales como ISO y OASIS. Más información sobre CalConnect
Calendario de registro
Un sistema de registro (SOR) es un término general para la ejecución de un software de base de datos que es el fuente de datos autorizada para una pieza de información. En la Programación de citas o escenario de reserva, este es el "Calendario de grabación", y, o bien puede ser propios calendarios de los empleados personales, un sistema de administración de personal, o cualquier otro calendario. Normalmente, la Programación de la cita o el software de la reserva se sincronizará con el Calendario de grabación para asegurar que no haya doble reserva.
Citas en Facebook
Las citas en Facebook es una herramienta de programación ligero gratuito proporcionado por Facebook que utiliza el botón "Reservar" en un negocio o en la página de Facebook de Instagram. Facebook también ofrece conectividad a los vendedores que se integran con Facebook, o la capacidad de utilizar su propio enlace de reserva. Más información sobre citas en Facebook
Confirmación de la cita
Una confirmación de la cita es un mensaje que se envía inmediatamente después de que un usuario se programa una cita o para reservar. Típicamente, estos mensajes se envían a través de correo electrónico, y puede incluir un .ics archivo adjunto. Además del correo electrónico, el usuario puede solicitar un mensaje de texto SMS, lo que requiere una opción de participación del usuario y un número de teléfono móvil explícita.
Designación de cadena
citas cadena permiten a los clientes para reservar varios servicios en una sola visita. Los clientes pueden elegir múltiples servicios de diferentes proveedores de servicios, y toda la “cita” puede ser tratado como un bloque con una sola capacidad de notificación y cancelación disponible para el cliente. Por ejemplo, si una cita de reparación de automóviles requiere múltiples actividades tales como una reparación de frenos, cambio de aceite, y la inspección (que puede requerir un especialista diferente), el sistema se asegurará de que el calendario de los recursos necesarios se asignará correctamente. Relacionadas a las citas de cadena es “dependencia”, donde las actividades se deben realizar en un orden específico.
En primer lugar de reservas de grupo
reserva primera parte se refiere a la manera en que un cliente hace una cita, especialmente si los datos que recopila (nombre, dirección de correo electrónico, teléfono, etc.) se recogen directamente de su cliente por ti. Esto incluiría su sitio web, aplicación móvil, o incluso una cita en persona hecha a su ubicación en persona. datos de la segunda parte es información que no recogió a sí mismo directamente. Esto puede suceder cuando se hace una cita en un sitio pareja y comparte directamente con usted.
Fondo de recursos
fondo de recursos de programación le permite crear grupos de recursos similares - personas o cosas- la capacidad de manejar. Por ejemplo, en el caso de Round Robin Programación, todos los representantes de desarrollo de negocios se pueden colocar en un “pool” que se asigna a todas las solicitudes de citas de ventas entrantes desde el sitio web de la empresa, lo que permite un reparto equitativo de las citas. Otro ejemplo es el consultorio de un médico que tiene un número fijo de habitaciones a ayudar a los pacientes, sino que elige para inflar capacidad y horario más citas que las habitaciones con el fin de dar cuenta de las cancelaciones.
Gestión de la fuerza de trabajo (WFM)
administración de personal (WFM) es un conjunto integrado de procesos que unos usos de la empresa para optimizar la productividad de sus empleados. WFM prevé requisitos de mano de obra y crea y gestiona los horarios del personal para llevar a cabo tareas sobre una base diaria y horaria. Cita empresa orientada sistemas de programación o de reservación utilizarán la base de datos del sistema WFM como el Sistema de registro para la programación, en lugar de calendarios personales de los empleados. Por lo general, las empresas utilizan software WFM ya sea como parte de un paquete de gestión de recursos humanos integrado o como un programa independiente.
Google Assistant
Google Assistant es un agente de inteligencia artificial que se coloque una llamada telefónica de su empresa a cumplir el pedido una cita con el cliente. Google utiliza esta actualmente para restaurantes y salones de belleza, y está rodando esto a otros negocios. Los clientes que encuentran su empresa a través de Google Search, Maps o Asistente Asistente pueden pedir a llamar a su empresa “en su nombre” por medio de este sistema. Más información sobre Google Asistente
iCalendar (.ics) Archivos
iCalendar es un formato de archivo informático que permite a los usuarios a calendarios compartir con otros usuarios mediante el intercambio de archivos con una extensión de .ics . iCalendar se utiliza y apoyado por un gran número de productos, como Google Calendar, Calendario de Apple y Microsoft Outlook. Muchos proveedores de programación y nombramiento de reserva enviarán .ics archivos a los usuarios que han reservado programadas o una cita como un archivo adjunto a la Cita confirmación de correo electrónico. Esto asegura que aparecerá la actividad programada en el calendario del usuario.
La agrupación
La agrupación es la práctica de la programación de tipos similares de citas o clientes en el mismo día o parte del día. Por ejemplo, las prácticas médicas pueden programar a los pacientes de esta manera a optimizar el uso de personal de la disponibilidad, equipos o habitaciones.
Los tiempos bloqueados
tiempos bloqueados son aquellos períodos en el calendario de citas visible para el público cuando el personal no está disponible para reunirse con los clientes. tiempos bloqueados pueden deberse a las limitaciones de recursos (personal), las horas de almuerzo, o por cualquier razón que los tiempos no pueden ser puestos a disposición. Los sistemas de programación de citas suelen permitir el bloqueo de períodos de tiempo por hacer en un “one off” o de forma recurrente (por ejemplo, bloquear todo momento Mediodía-1PM todos los días hábiles).
Microsoft Reservas
Microsoft reservas es una herramienta de programación que forma parte de la familia con Microsoft Office . Microsoft reservas es una solución básica que puede programar y sincronizar con el calendario de Outlook. Los clientes pueden reservar un tiempo y servicio, obtener una invitación por correo electrónico de confirmación y calendario, reprogramar o cancelar. La solución tiene funcionalidad de poco peso en relación con la mayoría de las soluciones de otros proveedores. La integración con la videoconferencia se limita a Microsoft Equipos (no zoom) y la personalización está limitada.
Oficina 365 Calendario
Office 365 es un servicio de Microsoft proporcionado con la familia Microsoft Office de los productos y servicios, incluyendo el calendario. El calendario también se conoce como Microsoft Outlook. La mayoría del software Programación de citas se integrará con el Microsoft Exchange Server, que a su vez permite a las citas por correctamente sincronizado dentro de una organización.
Opciones de pago
Muchos proveedores ofrecen la opción de reserva para el pago durante el proceso de ajuste de la cita. Por ejemplo, si un cliente compra un billete para un evento, una clase o actividad. Los vendedores ofrecen opciones a reglas fijas de precios, u ofrecer promociones y descuentos. La mayoría de las soluciones tienen opciones de pago directo a través de PayPal, raya, u otros sistemas comerciales. Las características adicionales pueden incluir "tiempo dependientes" descuentos, o para ofrecer e-cupones para descuentos de una sola vez.
Programación de citas
la programación de citas permite a una empresa o persona a ofrecer una invitación a una cita a otra persona, de un calendario con las fechas y horarios disponibles. La persona que recibe la invitación para una cita a continuación, puede elegir una fecha y hora conveniente para ellos. Las citas pueden tener diferentes duraciones, y pueden ser o bien una ubicación física específica, o por medio de una llamada telefónica o una reunión de video conferencia. Más información sobre Programación de citas
Programación de onda
Programación de onda, que se utiliza normalmente en las prácticas médicas, optimiza el uso de los recursos de personal (por ejemplo, los médicos y enfermeras) a expensas de requerir algunos pacientes que esperar más tiempo para ver a un profesional. Con este enfoque, en lugar de la programación de cuatro pacientes de 15 minutos de diferencia, los cuatro se establecen para el mismo tiempo (por ejemplo, parte superior de la hora), y el profesional ve cada uno en su secuencia de llegada. El primero obtiene visto de inmediato; el cuarto se observó después de los tres primeros. La ventaja es que, dado que algunos pacientes llegan a tiempo y algunos llegan tarde no se encuentra incorporado el “buffering” para lograr un flujo constante. La desventaja es que si todos los pacientes llegan a tiempo, el cuarto paciente tiene que esperar 45 minutos o más para ser visto. Una versión híbrida de este enfoque es “Modificado Wave”, lo que puede reducir los tiempos de espera para los pacientes.
Programación de onda modificada
la programación de onda modificada, utilizados típicamente en las prácticas médicas, es una versión híbrida de Programación fija y Wave Programación. Por ejemplo, con la onda modificada, si hay cuatro pacientes programados durante una hora, en lugar de la programación de todos a la misma hora de inicio (el enfoque de la onda), los dos primeros se les dice a llegar “a la hora” y los dos segundos se dijeron que estar allí cierto número de minutos después de que el primer grupo (por ejemplo, 15, 20, o 30 minutos). Este método proporciona algunos de los beneficios de la onda de programación, pero disminuye los tiempos de espera para los pacientes.
Programación fijo
programación fija es la norma para la mayoría de los nombramientos efectuados por los establecimientos al por menor, o para las llamadas de negocio a negocio, donde la comodidad del cliente es la principal preocupación. Típicamente, las citas se ofrecen a intervalos (por ejemplo, cada 10, 15, 20, o 30 minutos). La expectativa del cliente es que cuando “llegan” en persona o virtualmente, la designación comenzará con la persona (s) y los recursos que se han programado con. En las prácticas médicas, alternativas a la programación fija incluyen Wave y enfoques Modificado de onda, que no garantizan que el cliente se sirve de inmediato a la llegada.
Queuing
Hacer cola es una forma de proporcionar un método ordenado de las personas para obtener un recurso escaso en una manera justa. Vendedores proporcionan colas de software que permite a los clientes obtener en una línea "virtual" a la espera o la cola en los que no tienen que esperar físicamente en la fila para obtener un servicio. De esta manera, los clientes no se limita a estar "en línea", pero puede esperar hasta que sean notificados para que nos sirvieran. Muchos de los vendedores que ofrecen Queuing También ofrecen reservas que se integra en la solución global. Más información sobre Queuing
Recordatorio de la cita
Un recordatorio de cita es un mensaje que se envía un cierto período de tiempo después de que un usuario se programa una cita o para reservar. Por lo general, estos mensajes se envían a través de correo electrónico. Además del correo electrónico, el usuario puede recibir un mensaje de texto SMS o mensaje voide como recordatorio. software de programación por lo general permite que las reglas configurables para cuándo enviar un recordatorio, o cuántos enviar. Por ejemplo, una regla puede estar configurado para enviar un recordatorio de 24 horas antes de la cita, y de nuevo una hora antes de la cita.
Recurso
Un recurso se define como cualquier cosa que puede ser programado - incluyendo una persona, lugar o cosa. En un ejemplo sencillo de programación entre dos individuos del recurso sería un ajuste individual una reunión. Sin embargo, los recursos también pueden ser salas, equipo, o cualquier objeto que se requiere para hacer una cita para tener éxito. Ejemplos de citas que requieren múltiples recursos incluyen:
- Una cita de reparación de automóviles que requieren un espacio específico garaje, herramientas, o un especialista
- Una cita con el médico que requiere una pieza y habitación específica del equipo de prueba (que puede ser enrollado en una habitación), además de un técnico, además de médico
- una reserva de restaurante requiere una mesa para 8 personas, y el sistema utiliza múltiples recursos (tablas) para dar cabida, por ejemplo, la combinación de dos personas ( “2 arriba”) o cuatro personas ( “top 4”) tablas para crear una tabla más grande en el momento solicitado.
Reserva
Reserva se define como “el acto de alojamiento reservando, viajes, etc., o de comprar un billete con antelación”, pero más generalmente se aplica a la creación de un evento del calendario con los participantes específicos, descripción de la actividad, la fecha, hora y duración. Además, “reservar” es la acción que una persona necesita para hacer la cita. Las reservas pueden ser creados a partir de autoservicio, web o sistemas basados en teléfonos, o se puede acceder por el personal que utilice un sistema en un centro de llamadas o de negocios. Más información sobre Reserva
Reserva con Google
Reserva con Google permite a los consumidores a descubrir y reservar citas personalizadas, clases y entradas para el evento para las empresas locales. Esto se puede hacer directamente desde Google Search o Google Mapa resultados. Los botones pueden decir “Reserva”, “libro”, o “Programación”, y pueden aparecer tanto en el navegador web y en dispositivos móviles. Reserva con Google fue lanzado en 2017 con un enfoque en los balnearios basados EE.UU., cortes de pelo, y clases de gimnasia. Desde entonces, se ha ampliado para incluir a América, Europa, Asia / Pacífico y África, e incluye muchas otras categorías de negocios como la banca, fitness, belleza y reservas en restaurantes. Más información sobre la Reserva con Google
Reserva doble
Doble reserva se produce cuando dos o más clientes o recursos se reservan al mismo tiempo. Los sistemas de programación de citas se establecen normalmente hasta las ranuras de “bloques” que ya están reservadas. Esto asegura que no hay más que un solo cliente se reservan a la vez. En algunas situaciones, por ejemplo, con los sistemas de reserva médica, de doble reserva puede ser permitido. Por ejemplo, una petición urgente para una cita el mismo día puede ser doble amarilla. Otra opción es permitir que múltiples reservas por intervalo de tiempo, en el entendido de que el personal pueda ser reasignado si se hace más de una cita.
Round Robin
Round Robin programación se define como “segmentos de tiempo asignados a cada proceso en porciones iguales y con el fin circular”. Tal como se aplica a la programación de citas, se describe un método para asignar recursos a las personas o las citas de manera rotatoria “round robin” para garantizar la equidad. Por ejemplo, un equipo de ventas puede querer peticiones de entrada para las citas que se asignarán a los representantes para asegurar que cada representante recibe un número similar de citas. Las mejoras pueden incluir la corrección de cancelaciones, cambios de destino, y si no se presenta, de manera que cualquier miembro del equipo que se queda atrás se trasladó a la “parte delantera de la línea” para ajustar la asignación equitativa. Round Robin programación normalmente utiliza una “bolsa de recursos” para cada tipo de nombramiento.
Sin Ocupado
Sin ocupada es un método que Programación de citas y los vendedores de reservación utilizan para recuperar una lista de los períodos de disponibilidad para un usuario en particular calendario o de recursos (por lo general, una persona). Cuando la creación de un calendario, el calendario de un usuario puede ser marcado como ocupado, libre, ocupado-disponible ( "fuera de la oficina") y ocupado-tentativo. Por solamente pidiendo tiempos "Free-Busy", el software puede evitar ver los detalles específicos de una cita. Esto protege la privacidad del usuario, pero todavía permiten una programación para comprobar las horas disponibles.
Sincronización
La sincronización es el término para vincular el sistema Programación de citas a su actual Calendario de Registro . Para los individuos, esto es un calendario de Google o Outlook. La sincronización es un tema crítico, ya que sin ella doble reserva puede ocurrir. Para las grandes organizaciones, la sincronización es más difícil ya que pueden necesitar ser mantenido hasta la fecha cientos o miles de calendarios. soluciones de programación de citas empresariales normalmente se conectarán directamente a los servidores de Microsoft Exchange utilizando las API para realizar esta tarea.
